Open navigatie

Organiseer uw project in 4 stappen

Heeft u een idee voor een leuk project? Heeft u een droom die u werkelijkheid wilt laten worden? Deze handleiding laat u de 4 stappen zien die nodig zijn om een eigen project te organiseren. De handleiding is bedoeld voor iedereen die iets wil betekenen voor een ander.

4 tips

Tip 1: Van idee naar plan

Brainstormen
Heeft u nog geen idee wat u wilt gaan doen? Of heeft u wel een idee, maar kunt u nog wat inspiratie en tips gebruiken? Organiseer dan samen met andere personen die iets zien in het idee of die voor de uitvoering nodig zijn een brainstorm om tot een idee te komen of het idee verder uit te werken. U kunt uw idee ook aan wat mensen in uw omgeving voorleggen om te kijken of het hen ook een leuk idee lijkt.

Organiseer een brainstorm

Samen beginnen
Iedereen heeft zijn sterke punten. Zo kunt u misschien goed organiseren, maar is de ander weer heel creatief in het bedenken van originele activiteiten. Als u samen met anderen werkt aan het opzetten van een activiteit, kunt u elkaar versterken en aanvullen. Bovendien is samen een activiteit opzetten altijd leuker dan alleen. U kunt dus op zoek gaan naar mensen die samen met u een activiteit willen opzetten. Dat kunnen vrienden of bekenden zijn. Komt u er niet uit met vrienden of andere bekenden?

Ga op zoek naar vrijwilligers

Samen beginnen
Iedereen heeft zijn sterke punten. Zo kunt u misschien goed organiseren, maar is de ander weer heel creatief in het bedenken van originele activiteiten. Als u samen met anderen werkt aan het opzetten van een activiteit, kunt u elkaar versterken en aanvullen. Bovendien is samen een activiteit opzetten altijd leuker dan alleen. U kunt dus op zoek gaan naar mensen die samen met u een activiteit willen opzetten. Dat kunnen vrienden of bekenden zijn. Komt u er niet uit met vrienden of andere bekenden? Ga dan op zoek naar vrijwilligers.

Advies inwinnen
Anderen gingen u al voor in het organiseren van een activiteit. Ook zijn er veel organisaties die u zouden kunnen helpen bij het opzetten van uw activiteit. Maak daar, als u dat fijn vindt, gebruik van.

Denk aan:

  • Ga op zoek naar ervaren personen die mee willen denken en helpen. Zij weten precies wat er allemaal komt kijken bij het opzetten van activiteiten.
  • Zoek bij het overzicht van organisaties in uw stad en/of provincie naar mensen die u zouden kunnen adviseren en ondersteunen. Misschien kan welzijnswerk, de GGD, een café, een buurthuis of een school meewerken aan of meedenken over uw activiteit. Verderop in deze handleiding vindt u ook een overzicht van instanties, organisaties en mensen bij wie u kunt aankloppen met vragen.

Maak een plan
Als u een goed idee heeft, wilt u het liefst meteen beginnen. Maar het is slim als u er vooraf goed over nadenkt en belangrijke dingen op papier zet. Voor een kort en krachtig plan beantwoordt u de volgende vragen:

  • Voor wie is de activiteit bedoeld? Op wie wilt u de activiteit richten? U kunt kiezen. Bijvoorbeeld: jongeren, senioren, buurtbewoners, ouders en kinderen, kunstzinnige mensen. Maar het kan ook zijn dat u een groep wilt beginnen met mensen die iets met elkaar gemeen hebben. Bijvoorbeeld dat ze allemaal christelijk zijn of allemaal interesse hebben in stadstuinen, lezen, wandelen. Bedenk ook hoeveel mensen u ongeveer wilt bereiken. Begin klein en blijf realistisch.
  • Wat gaat u doen? Natuurlijk zet u in uw plan wat u precies gaat doen. U kunt verschillende activiteiten bedenken. Maar begin klein. Sommige activiteiten vragen veel tijd en energie. Het is slim om die pas te doen als u langer bezig bent, meer ervaring heeft en er een flinke groep mensen betrokken is. Bij een evenement of activiteit voor meer dan 50 personen is het handig om een projectplan op te stellen.
  • Wanneer wilt u het doen? Zorg voor een duidelijk afspraak over de tijd of de periode. Als u bijvoorbeeld maandelijks iets organiseert, stel dan vast op welke dag en in de hoeveelste week van de maand u bij elkaar komt. U kunt ook een periode vaststellen bijvoorbeeld iedere derde donderdag van de maand, gedurende een half jaar. Als u een eenmalige activiteit gaat organiseren, schrijf dan ook de datum en de tijd in het plan.
  • Waar gaat u het doen? Besteed tijd aan het uitkiezen van de beste locatie voor uw idee. Denk na over verschillende locaties, maak een voordelen- en nadelenlijstje en kies de best passende locatie. Houd een alternatief achter de hand, in geval van calamiteiten. Zorg voor een alternatief binnen mocht het weer te slecht zijn voor de uitvoering op een buitenlocatie.

Tip 2: Bereid u voor

Geld
Als u een activiteit wilt organiseren, kost dat snel geld. U kunt hier op verschillende manieren mee omgaan:

  • Vraag een klein bedrag per persoon om deel te nemen aan uw activiteit;
  • Ga na uw activiteit ‘met de pet rond’: vraag aan iedere deelnemer om vrijwillig geld bij te dragen.
  • Kijk of u bijvoorbeeld via sponsoring wat geld voor uw activiteit bij elkaar kunt krijgen. Misschien wilt uw omgeving, een organisatie of school wel sponsoren.
  • Surf naar www.ikbengeweldig.nl.
  • Onder het kopje Subsidie & financiering verder in deze handleiding staan meer tips.

Planning
Wanneer doet u wat? U kunt niet vroeg genoeg beginnen met actie. Zeker bij wat grotere activiteiten heeft u vaak wel een half jaar nodig vanaf het moment dat u het idee bedenkt en uitwerkt tot de uiteindelijke uitvoering. Houd er bijvoorbeeld rekening mee dat u vroeg van tevoren een datum voor de activiteit prikt. Begin ook niet te laat met het huren van een locatie en het bekendmaken van uw activiteit.

Voorbeeld-planning

Checklist: niks vergeten? Organiseer je een grotere activiteit samen met anderen?

Checklist voor grotere activiteiten

Een draaiboek maken? Heb je een activiteit met meerdere stappen of zelfs een heel programma en werken er meer dan twee mensen mee? Dan is het aan te raden om te werken via een draaiboek. Een draaiboek is een precieze planning van je evenement, activiteit of draaidag. Het dwingt je om de uitvoering van minuut tot minuut vooraf door te nemen. Maak je draaiboek zo overzichtelijk mogelijk en zorg ervoor dat iedereen begrijpt wat er staat.

Voorbeeld draaiboek

Vergaderen en administratie
Als u werkt via een draaiboek is het handig om dit vooraf te bespreken met de mensen die meewerken aan de activiteit. Maak een agenda met de onderwerpen die u wilt bespreken: draaiboek, catering, geld en promotie bijvoorbeeld. Stel een datum en een tijdstip vast voor de eerste vergadering. Dit kan bijvoorbeeld via www.datumprikker.nl. Bepaal ook de plek waar u vergadert. Tijdens de vergadering bespreekt u alle werkzaamheden: wie doet wat? U kunt bovendien samen beslissingen nemen en punten bespreken die nog gedaan moeten worden. Vergaderen is te leren.

Houd administratie goed bij! Tijdens de voorbereiding van uw activiteit werkt u vaak samen met verschillende mensen en het is belangrijk om met iedereen goede afspraken te maken. Zet de afspraken zwart-op-wit, op papier of in een mail – om misverstanden te voorkomen. Het is verstandig om een dossier te maken waarin u alle informatie verzamelt.

Tips voor vergaderen

Promoten
Zodra u de datum heeft vastgelegd en weet wat u gaat doen, kunt u beginnen met de promotie. Goede promotie is belangrijk voor het slagen van het project. Bedenk van tevoren goed waarom anderen naar uw evenement willen komen en benoem het voordeel van uw activiteit. Wat levert het op?

Social media, WhatsApp en e-mail: vertel iedereen over uw activiteit via social media of andere kanalen. Het is gratis, snel en u bereikt er veel mensen mee. Stuur ook berichten via WhatsApp en mail zoveel mogelijk mensen. Maak ze enthousiast en vertel wat er gaat gebeuren. De allerbeste manier is om mensen persoonlijk te informeren.

Mond-tot-mondreclame: zorg ervoor dat al uw vrijwilligers, vrienden en familie hun netwerk persoonlijk uitnodigen. Dat is typische mond-tot-mondreclame en werkt het allerbeste.

Flyers en posters: het voordeel van flyers en posters is dat u een grote groep mensen kunt bereiken. Ga naar plekken waar uw doelgroep rondhangt en vertel mensen over de activiteit tijdens het flyeren. Het nadeel van flyers zijn de kosten: ontwerpen en drukken kosten geld. Denk er daarom goed over na of gedrukte flyers nodig zijn om uw doelgroep te bereiken. Maak anders alleen een digitale flyer.

Persbericht: een persbericht is een vrij kort bericht dat u schrijft aan de media om ze op de hoogte te brengen van belangrijke gebeurtenissen. Een persbericht stuurt u naar de kranten, regionale radio- en televisiezenders, huis-aan-huisbladen, websites en online nieuwsbrieven die de doelgroep van u evenement leest of bekijkt. Voordat u een persbericht schrijft, is het belangrijk dat u goed weet hoe u dat doet.

Tips voor een persbericht

Tip 3: Uitvoering

Huisregels
Het is handig om een aantal basisregels op te stellen voor de bijeenkomsten en activiteiten die u organiseert zodat er duidelijke afspraken zijn en iedereen zich veilig kan voelen. Bijvoorbeeld:

  • Behandel anderen met respect.
  • Kom afspraken na.
  • De bijeenkomsten zijn vertrouwelijk.
  • De bijeenkomsten vinden plaats op een vast tijdstip (bijvoorbeeld een keer per maand).

Succesfactoren

  • Zorg voor een gezamenlijk openings- en afsluitingsmoment van de activiteit. Tijdens de opening kunt u vertellen wat iedereen kan verwachten, het programma toelichten en de huisregels vertellen. Bij de afsluiting kunt u iedereen bedanken.
  • Zorg dat u op de dag zelf precies weet wie wat doet en wanneer wat plaats vindt; houd het draaiboek de hele dag bij u.
  • Houd ogen en oren open om te ervaren hoe deelnemers de activiteit vinden.
  • Wees zelf enthousiast; dat zorgt voor een positieve sfeer.
  • Wees niet teleurgesteld als er weinig mensen komen; ook met een klein groepje kan het leuk zijn.

Beeldmateriaal
Foto’s en filmpjes maken tijdens de activiteit is aan te raden: zo kunt u na afloop naar anderen laten zien hoe het was en zo weer meer bezoekers trekken als u nog eens iets gaat organiseren. Maar let op: misschien komen er bezoekers naar de activiteit die dit niet willen. Zij willen niet zomaar met hun foto op internet verschijnen. U kunt dit oplossen door alleen foto’s en filmpjes te maken (en toe te staan dat anderen die maken) in een bepaald deel van de zaal. Laat deelnemers dat ook weten.

Tip 4: Na Afloop

Last but not least: na afloop evalueert u: hoe ging het?

De evaluatie

Wat ging goed, wat kon beter en wat ging er fout? Wat heeft u geleerd en hoe kunt u fouten de volgende keer voorkomen? Om de activiteit goed af te sluiten en ervan te leren, is het belangrijk om terug te kijken. Evalueer niet alleen wat fout ging, maar ook wat goed ging. En evalueer alle stappen: ook het voortraject.

Tips voor evalueren

U kunt evalueren op verschillende manieren:

  • Vraag een aantal deelnemers na afloop hoe zij het vonden.
  • Vraag degenen die hebben meegewerkt hoe ze het vonden.
  • Check de reacties via social media.
  • Maak een korte vragenlijst en deel die na afloop uit.
  • Check wat mensen erover zeggen tijdens of na de activiteit: dus houd oren en ogen open.
  • Maak online een poll aan om de meningen te checken.

Om positieve antwoorden te verzamelen vraagt u gericht naar tips en tops:

  • Tips: wat kan er (nog) beter?
  • Tops: wat vond u leuk?

Afronding
Financieel: aan het einde van de activiteit rondt u ook het financiële gedeelte af. Ga na hoeveel geld er is binnengekomen en wat er is uitgegeven. Hoe langer u wacht, hoe lastiger deze klus wordt. Ook belangrijk: stuur sponsors en fondsen een kort verslag met foto’s van het resultaat. Vergeet niet om ze te bedanken.

Afscheid: als u alle zaken heeft afgerond wordt het tijd om de mensen te bedanken die hebben meegewerkt. Ga met z’n allen iets leuks doen om de activiteit goed af te sluiten. Wie weet vloeien er ideeën voor een nieuwe activiteit uit voort.

Zeg het voort

Nu u uw eerste activiteit heeft georganiseerd, heeft u de kennis en ervaring om andere personen te helpen met het organiseren van hun activiteiten. Geef andere projectmakers bijvoorbeeld advies.

Sta op en probeer opnieuw

Trek conclusies uit de evaluatie. Wilt u het nog een keer herhalen? Het is helemaal niet erg als er de eerste keer maar een paar bezoekers naar de activiteit komen. Met die paar kunt u samen weer bedenken hoe u het volgende keer beter aanpakt. Begin dus opnieuw: verzin een nieuwe activiteit of herhaal dezelfde actie nu u wat bekender bent geworden onder de burgers van Maastricht. Geef in ieder geval niet zomaar op: ook als het de eerste keer niet helemaal gegaan is zoals u had gedacht of gehoopt. Succesverhalen hebben vaak een lange aanloop; u moet het gewoon een paar keer proberen.

Wie kan helpen?

Een overzicht van organisaties en contactpersonen bij wie u kunt aankloppen voor hulp.

  • Code 043 is de Maastrichtse jongerenorganisatie waar u een plan kunt indienen om uw idee waar te maken. U kunt Code043 bereiken via telefoonnummer (043) 321 29 70 of e-mail: info@code043.nl.
  • Trajekt: deze welzijnsonderneming voor Maastricht en het Heuvelland denkt met u mee. Bij Trajekt kunt u terecht in uw stadsdeel:
    • Noordoost (Amby, Beatrixhaven, Borgharen, Itteren, Limmel, Nazareth, Scharn-Noord, Wyckerpoort, Wittevrouwenveld), telefoon: (043) 763 00 10.
    • Zuidoost (Céramique, De Heeg, Eyldergaard, Heer, Heugem, Heugemerveld, Molukse wijk, Randwyck, Scharn-Zuid, Sint Maartenspoort, Wyck), telefoon: (043) 763 00 20.
    • Noordwest (Belvédère, Bosscherpoort, Bosscherveld, Bruselsepoort-West, Caberg, Lanakerveld, Malberg, Malpertuis, Oud-Caberg, Pottenberg ), telefoon: (043) 763 00 30.
    • Zuidwest (Belfort, Biesland, Brusselsepoort-Oost, Campagne, City, Daalhof, Dousberg, Hazendans, Jekerdal, Mariaberg, Sint Pieter, Villapark, Wolder), telefoon: (043) 763 00 40.
    • Algemeen: Germaine van Elewoud  of Pep Peperkamp, mail naar vwm@trajekt.nl.
  • Gemeente Maastricht
    Het Team Zelfsturing van de gemeente Maastricht staat voor u klaar om aanvullende informatie te geven.
    – Rieneke Soumete, bereikbaar via rieneke.soumete@maastricht.nl
    – Pieter van der Waa, bereikbaar via pieter.van.der.waa@maastricht.nl
    – Mariëlle Munnecom, bereikbaar via marielle.munnecom@maastricht.nl
    – Nika Dings, bereikbaar via nika.dings@maastricht.nl
    – Rietje Creusen, bereikbaar via rietje.creusen@maastricht.nl
    – Beleidmedewerkers gemeente: vrijwilligersorganisaties die al subsidie krijgen van de gemeente, hebben een contactpersoon binnen de beleidsafdeling. Wilt u als vrijwilligersorganisatie een nieuwe activiteit of project beginnen, dan kunt u met uw vragen ook terecht bij deze contactpersoon. De contactgegevens van deze medewerker vindt u in de laatste subsidiebeschikking die u heeft ontvangen. U kunt ook contact opnemen via telefoonnummer 14 043.

Subsidie & financiering

U wilt aan de slag. Dat betekent dat u niet alleen nadenkt over een organisatievorm, maar ook over geld: over subsidies en financiering. We zetten een paar opties voor u op een rij.

Gemeente Maastricht

De gemeente Maastricht kent 2 soorten subsidies voor vrijwilligersactiviteiten op het gebied van welzijn en zorg.

  • Basissubsidie: een jaarlijkse subsidie voor vrijwilligersorganisaties. Het gaat dan over de vaste kosten en de vaste activiteiten van een vrijwilligersorganisatie. De subsidie kan worden aangevraagd in de maand oktober. Voor het recht op een jaarlijkse subsidie geldt een aantal voorwaarden. De exacte aanvraagtermijn wordt op www.maastrichtdoet.nl gepubliceerd.
  • Flexibele subsidies: dit zijn projectsubsidies die op verschillende momenten in het jaar kunnen worden aangevraagd en die gaan over een bepaald thema. De thema’s worden jaarlijks vastgesteld. Om in aanmerking te komen voor een flexibele subsidie, moet u aan een aantal voorwaarden voldoen. De aanvraagtermijnen en de thema’s worden gepubliceerd op www.maastrichtdoet.nl.

Andere instellingen/organisaties

Naast de gemeente zijn er nog andere instellingen en organisaties die subsidies verlenen voor sociale en maatschappelijke activiteiten. Denk aan:

  • Oranjefonds Nederland: een landelijk fonds dat subsidies verleent aan tal van sociale initiatieven, ook aan kleinere, lokale initiatieven.
  • VSB fonds: Het landelijke VSB fonds ondersteunt initiatieven die bijdragen aan een samenleving waarin iedereen actief meedoet, zich betrokken voelt en de kans heeft persoonlijk en maatschappelijk te groeien.
  • Elisabeth Strouven Fonds: een fonds dat zich inzet voor maatschappelijke initiatieven in Maastricht. Iedere vrijwilligersorganisatie kan een aanvraag indienen, ook de kleinere organisaties.

Handige links