Organiseer je eigen project in vier stappen

Van idee naar plan

Brainstorm
Heb je nog geen idee wat je wilt gaan doen? Of heb je al wel een idee, maar kan je nog wel wat inspiratie en tips gebruiken? Organiseer dan samen met andere personen die iets zien in het idee, of die voor de uitvoering nodig zijn een brainstorm om tot een idee te komen of je idee verder uit te werken. Je kunt jouw idee ook aan wat mensen in je omgeving voorleggen om te kijken of het hen ook een leuk idee lijkt. Klik hier voor het organiseren van een brainstorm.

Samen starten
Iedereen heeft zijn sterke punten. Zo kan jij misschien heel goed organiseren, maar is de ander weer heel creatief in het bedenken van originele activiteiten. Als je samen met anderen werkt aan het opzetten van een activiteit, kun je elkaar versterken en aanvullen. Bovendien is samen een activiteit opzetten altijd leuker dan alleen. Je kunt dus op zoek gaan naar mensen die samen met jou een activiteit willen opzetten. Dat kunnen vrienden, of bekenden zijn. Kom je er niet uit met je vrienden of andere bekenden? Ga dan op zoek naar vrijwilligers.

Advies inwinnen
Veel anderen gingen jou al voor in het organiseren van een activiteit. Ook zijn er veel organisaties die jou zouden kunnen helpen bij het opzetten van je activiteit. Maak daar, als je dat fijn vindt, gebruik van!
Denk aan:
• Ga op zoek naar ervaren jongeren of volwassenen die mee willen denken en helpen. Zij weten precies wat er allemaal komt kijken bij het opzetten van activiteiten, wat jou veel op weg kan helpen.
• Zoek bij het overzicht van organisaties in jouw stad en/of provincie naar mensen die jou zouden kunnen adviseren en ondersteunen. Misschien kan het jongerenwerk, de GGD, een café, een buurthuis of een school wel meewerken aan of meedenken over jouw activiteit.

Maak een plan
Als je een goed idee hebt, wil je het liefst meteen beginnen. Maar het is slim als je er vooraf goed over nadenkt en belangrijke dingen op papier zet. Voor een kort en krachtig plan beantwoord je de volgende vragen:

Voor wie is de activiteit bedoeld?
Op wie wil je je activiteit richten? Je kunt hierin een keuze maken. Bijvoorbeeld:
Jongeren, senioren, buurtbewoners, ouders en kinderen, kunstzinnige mensen
Maar het kan ook zijn dat je een groep wilt starten met mensen die iets met elkaar gemeen hebben: bijvoorbeeld dat ze allemaal christelijk, zijn, of allemaal interesse hebben in stadstuinen, lezen, wandelen etc..
Bedenk ook hoeveel mensen je ongeveer wilt bereiken. Begin klein en blijf realistisch.

Wat ga je doen?
Natuurlijk zet je in je plan wat je precies gaat doen. Je kunt verschillende activiteiten bedenken. Maar begin klein. Bijvoorbeeld: Sommige activiteiten vragen veel tijd en energie. Het is slim om die pas te doen als je langer bezig bent, meer ervaring hebt en er een flinke groep mensen betrokken is.
Bij een evenement of activiteit voor meer dan 50 personen activiteit is het handig om een projectplan op te stellen.

Wanneer wil je het doen?
Zorg voor een duidelijk afspraak over de tijd, of de periode. Als je bijvoorbeeld maandelijks iets organiseert, stel dan vast op welke dag en in de hoeveelste week van de maand je bij elkaar komt. Je kunt ook een periode vaststellen, dus bijvoorbeeld: iedere derde donderdag van de maand, gedurende een half jaar. Maar als je eenmalige activiteit gaat organiseren schrijf dan ook de datum en de tijd in je plan.

Waar ga je het doen?
Besteed tijd aan het uitkiezen van de beste locatie voor je idee. Denk na over verschillende locaties, maak een voordelen en nadelen lijstje en kies de best passende locatie. Hou een alternatief achter de hand, in geval van calamiteiten. Zorg voor een binnen alternatief mocht het weer te slecht zijn voor de uitvoering op de buitenlocatie.

Uitvoering

Huisregels
Het is handig om een aantal basisregels op te stellen voor de bijeenkomsten en activiteiten die je organiseert, zodat er duidelijke afspraken zijn en iedereen zich veilig kan voelen. Bijvoorbeeld:
• Behandel de anderen met respect.
• Kom je afspraken na, in het belang van de acties.
• De bijeenkomsten zijn vertrouwelijk.
• De bijeenkomsten vinden plaats op een vast tijdstip (bijvoorbeeld eens in de maand).

Succesfactoren
• Zorg voor gezamenlijk openingsmoment en afsluitingsmoment van je activiteit. Tijdens de opening kun je vertellen wat iedereen kan verwachten, het programma toelichten en de huisregels vertellen, en bij de afsluiting kun je iedereen bedanken en gedag zeggen.
• Zorg dat je op de dag zelf precies weet wie wat doet en wanneer wat plaats vindt; houd je draaiboek de hele dag bij je.
• Houd je ogen en oren open om te ervaren hoe deelnemers de activiteit vinden.
• Wees zelf enthousiast; dat zorgt voor een positieve sfeer!
• Wees niet teleurgesteld als er weinig mensen komen; ook met een klein groepje kan het leuk zijn!

Beeldmateriaal
Foto’s en filmpjes maken tijdens je activiteit is aan te raden: zo kun je na afloop naar anderen laten zien hoe het was en zo weer meer bezoekers trekken als je nog eens iets gaat organiseren. Maar let op: misschien komen er jongeren op je activiteit die (deels) ‘in de kast’ zitten. Zij willen niet zomaar met hun foto op internet verschijnen! Je kunt dit oplossen door alleen foto’s en filmpjes te maken (en toe te staan dat anderen die maken) in een bepaald deel van de zaal. Kondig dit goed aan je deelnemers aan.

Na afloop

Last but not least, ga je na hoe het ging. De evaluatie. Wat ging goed, wat kon beter en wat ging er fout? Wat heb je geleerd en hoe kun je fouten de volgende keer voorkomen? Om je activiteit goed af te sluiten en ervan te leren, is het belangrijk om terug te kijken.

Je kunt evalueren op allerlei manieren:
• Vraag een aantal deelnemers na afloop hoe zij het vonden.
• Vraag degenen die hebben meegewerkt